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PLANIFICACIÓN
La
planificación de un proyecto debe afrontarse de manera adecuada para
que al final del mismo se pueda hablar de éxito. No se trata de una
etapa independiente abordable en un momento concreto del ciclo del
proyecto. Es decir, no se puede hablar de un antes y un después al
proceso de planificación puesto que según avance el proyecto será
necesario modificar tareas, reasignar recursos, etc. Se debe tener
claro que si bien sí podemos hablar de una "etapa de planificación",
llamada así porque aglutina la mayor parte de los esfuerzos para
planificar todas las variables que se darán cita, cada vez que se
intenta prever un comportamiento futuro y se toman las medidas
necesarias se está planificando.
Encontramos dos grandes fases en las que la planificación cobra el
máximo protagonismo. La primera es necesaria para estudiar y
establecer la viabilidad de un proyecto, ya sea interno o externo a
la organización. Hay que hacer los correspondientes estudios
técnicos, de mercado, financieros, de rentabilidad... así como una
estimación de los recursos necesarios y los costes generados. Todo
ello constituye el elemento fundamental en el que se apoya el
cliente (que puede ser la propia organización en el caso de
proyectos internos) para decidir sobre la realización o no del
proyecto.
La
segunda fase importante de planificación tiene lugar una vez se ha
decidido ejecutar el proyecto. Ahora es el momento de realizar una
planificación detallada punto por punto. Uno de los errores más
importantes y graves en gestión de proyectos es querer arrancar con
excesiva premura la obra, sin haber prestado la atención debida a
una serie de tareas previas de preparación, organización y
planificación que son imprescindibles para garantizar la calidad de
la gestión y el éxito posterior.
Planificar es armonizar dos tipos de elementos muy diferentes entre
sí: |
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Al hilo
de lo señalado al principio, la planificación de los proyectos debe
estar afectada de un notable grado de agilidad
y dinamismo: no es razonable planificar un proyecto y pensar que
esa planificación es ya definitiva e inmutable. En casi todos los
casos, la realidad no coincide exactamente con lo previsto, por lo
que es necesario ir haciendo ajustes periódicos. La planificación es
una herramienta para la gestión y la toma de decisiones, no para
imaginar en un primer momento una evolución que posteriormente el
tiempo se encargará de demostrar que estaba equivocada.
Aunque
existen técnicas de planificación muy avanzadas y elaboradas, la
adecuada planificación se basa, ante todo, en una actitud de
anticipación que no es sino una evidente manifestación del sentido
común.
Los
procesos básicos de planificación se pueden resumir en el siguiente
cuadro: |
